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Handbuch


Allgemein

Begriffsdeffinitionen

UmsatzEinnahmen inkl. Ust. ohne jegliche Ausgaben.
Umsatz ErreichtUmsatz laut Warenwirtschaft oder Fibu (händisch eingetragen oder automatisch importiert)
Umsatz ErwartetUmsatz mit dem planende Person rechnet. (Berücksichtigt besondere kurzfristige Ereignisse wie Wetter, Veranstaltungen etc.)
Umsatz PlanVon der Geschäftsführung gewünschter Umsatz/Jahr, großteils automatisch heruntergebrochen nach Verteilungsschlüsseln
Umsatz VorjahrUmsatz der an vergleichbarem Tag im Vorjahr erreicht wurde.
Umsatz WahrscheinlichUmsatz der aufgrund von je Mitarbeiter hinterlegten Ist-Leistungen wahrscheinlich ist.
Umsatz für PrämieUmsatz der laut Vereinbahrung erziehlt werden soll (bei Prämiensystem entspricht das der Prämienschwelle)
Umsatz Pro StundeUmsatz / Stunden Dauer Haupt Status
Stunden DauerStunden laut Uhr
Stunden WertStunden laut Uhr * Zuschlagsfaktor (bei Nachtarbeit etc.)
Stunden AngerechnetStunden Wert, unter der Voraussetzung, dass die Zeit anrechenbar ist (zB Zeitausgleich nicht)
Stunden VerrechnetNormalstunden = Verteilte Wochenstunden = Stunden die von Lohnverrechnung monatlich ausbezahlt werden.
Stunden PlusMinusDifferenz zwischen Angerechnet und Verrechnet.
Stunden UrlaubVerbrauch von Urlaubstunden -> Urlaub wird weniger, Stunden Angerechnet werden mehr (entsprechend Stunden Verrechnet --> gleicht sich aus auf Stunden PlusMinus 0)
Stunden Verrechnet BerechnungZeigt wie sich 'Stunden Verrechnet' zusammensetzen
Einteilung StatusBeschreibt die Tätigkeit des Mitarbeiters wärend der eingetragenen Zeit (Verkauf, Verwaltung, ... oder Krank, Urlaub ...)
Haupt StatusKennzeichnet jenen Status, der Umsatz direkt beeinflusst. Im Einzelhandel ist dies "Verkauf"
EinteilungsempfehlungVorschlag vom Programm ob Mitarbeiter eingeteilt werden soll oder nicht.

Einführungsplan

Die Einführung einer Personaleinsatzplanungssoftware oder Zeiterfassung betrifft viele Mitarbeiter und bringt oft auch organisatorische Änderungen mit sich. Sichern Sie Sich daher unbedingt die Unterstützung des Top-Managements, bevor Sie mit der Einführung beginnen.

Beispiel Ablauf für Pepi-Einführung (wird jeweils an individuelle Situation angepasst):

  1. Erster Tag: Erstinstallation, Datenübernahme aus Warenwirtschaft und Stammdatenerfassung mit Support über das Internet.
  2. Nach einer Woche: Schulung vor Ort und Einführung in einer Abteilung oder einer Filiale (alternativ auch Internetschulung möglich)
    • Umsatz planen
    • Einsatz planen, Vorlagen erstellen
    • Zeiterfassung in Betrieb nehmen
  3. Nach einem Monat: Schulung via Internet und Einführung in allen Abteilungen bzw. Filialen (alternativ auch vor Ort Schulung möglich)
    • Gemeinsam Stundenübertrag machen
    • Auswertungen ansehen
    • Abläufe optimieren
  4. Nach einem Jahr: Gruppenschulung mit anderen Pepi-Anwendern
    • Schulung auffrischen, entdecken wie Bedienung noch einfacher wird
    • Bisher ungenutzte Funktionen für Fortgeschrittene kennen lernen
    • Abläufe optimieren, von anderen Pepi-Anwendern lernen


Verwendungsplan

Aus eigener Erfahrung und durch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden empfehlen wir folgende Aufgaben regelmäßig durchzuführen.

  1. Stammdatenpflege (laufend)
    • Mitarbeiter inkl. Präferenzen, Normalstunden und Stundenleistung
    • Filialen inkl. Mindestbesetzung, erforderlichen Qualifikationen (zB 1 Führungskraft immer anwesend) und tägliche Aufgaben (zB Kassenabschluss)
    • Abteilungen inkl. Mindestbesetzung
  2. Umsätze aus Warenwirtschaft importieren (täglich die letzten 30 Tage; Einmalig zu Beginn die letzten 5 Jahre)
  3. Feiertage importieren (jährlich)
  4. Umsatzplanung (jährlich)
    • Jahresumsatz je Abteilung getrennt planen
    • Verteilung über das Jahr basierend auf Vorjahren (automatisch)
    • Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
      • Halb geöffnete Tage: 24.12, 31.12
      • Wandernde Feiertage (Ostern)
      • Werbeaktionen / Veranstaltungen in Umgebung
      • Umbauarbeiten / Abteilungsrestrukturierung
  5. Stundenbudgetplanung (jährlich)
    • Jahresverkaufszeit je Abteilung getrennt planen
    • Verteilung über das Jahr basierend auf geplantem Umsatz (automatisch)
    • Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
      • Werbeaktionen
      • Große Warenlieferungen / Neudekoration
  6. Grundbesetzung Einsatz planen (bei Personalveränderungen aktualisieren)
    • Minimalbesetzung planen (Empfehlung: Eintragen in erster Woche im Jahr 2078; Bei Minimalbesetzung wird nach Bedarf (häufig) dazu geplant. Alternative: Standardbesetzung, dann muss seltener dazu geplant werden, allerdings muss man in schwachen Zeiten daran denken Einteilungen zu streichen)
      • Bei Minimalbesetzung bevorzugt berücksichtigen (absteigende Priorität)
        1. Lehrlinge, Elternteilzeit (Genießen in Österreich laut Gesetz Bevorzugung)
        2. Führungskräfte (Es sollte immer zumindest 1. Person mit Entscheidungsgewalt anwesend sein)
        3. Vollzeitmitarbeiter
        4. Teilzeitmitarbeiter (sollen flexibel sein - können Plusstunden schneller auf-/abbauen als Vollzeitkräfte)
    • Mit Zauberstab als Minimalbesetzung übernehmen
  7. Urlaubsplanung (vierteljährlich)
    • Basierend auf freien Kapazitäten (berechnet aufgrund Stundenplanung)
  8. Einsatzplanung (monatlich)
    • Jeden Tag individuell aufstocken, wenn Grundbesetzung für Umsatz oder Planstunden nicht ausreicht.
    • Zu beachten: Mindestbesetzung, Stundenleistungen, Plusstunden, Mitarbeiterpräferenzen, Pausen, Max. Tages-/Wochenarbeitszeit

Tastenkürzel

Tagesplanung
Allgemein
 Tabulator  Fokus hüpft zur nächsten Spalte
 Funktionstaste  Vorlage wird eingefügt (sofern für die Funktionstaste eine Vorlage hinterlegt ist. F1 fügt Standardstatus des Mitarbeiters während Öffnungszeit ein)
Spalte "Beschriftung
 Buchstabe  Fokus hüpft zum nächsten Mitarbeiter der mit diesem Buchstaben anfängt
Uhrzeit-Spalte ("01" - "23")
 Zahl (zB "9" oder "930")  Fokus hüpft zur angegebenen Zeitspalte. Wenn die Spalte noch ausgeblendet ist, wird sie eingeblendet (ausser bei "1" und "2")
 Datum (zB "6.12")  Fokus hüpft zur angegebenen Datumzeile
 Buchstabe  Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben ein Status hinterlegt ist)
 Entf  Einteilungen im ausgewählten Bereich werden gelöscht
 +  Aktuelle Einteilung wird am Ende verlängert
 Strg +
 Aktuelle Einteilung wird am Beginn verlängert
 -  Aktuelle Einteilung wird am Ende verkürzt
 Strg -
 Aktuelle Einteilung wird am Beginn verkürzt
 Zahl Tabulator Zahl
(zB "930" Tabulator "12")
 Es werden alle Zellen zwischen den angegebenen Uhrzeiten ausgewählt (Eingabe muss zügig erfolgen - max 1 Sekunde Abstand zwischen Tastenanschlägen)
 Strg+A  Alle Felder in Zeitspalten der aktuellen Zeile werden markiert
 Strg+B  Ausgewählte unbestätigte Einteilungen werden bestätigt
 Strg+X  Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird ausgeschnitten
 Strg+C  Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird kopiert
 Strg+V  Zuletzt ausgeschnittene oder kopierte Einteilung wird eingefügt
Spalte "Amt"
 Buchstabe  Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben eine Aufgabe hinterlegt ist)
 Entf  Alle markierten Aufgaben werden gelöscht

Einrichtung

Verbindung zur Datenbank herstellen

Nach dem Download und der Installation der Anwendung muss eine Verbindung zu Ihrer Datenbank eingerichtet werden.
  1. Achten Sie bei der Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf die Groß-/Kleinschreibung.

Unterstützung für mobile Geräte

Pepi läuft derzeit nur auf Windows, nicht auf iOs (zB iPad) oder Android (Ausnahme: Betaversion der neuen browserbasierten Zeiterfassung)

  1. Gerät mit Windows verwenden (billige Tablets teilweise ab 200 €)
  2. Auf iOs oder Android via Remotedesktop Windows verwenden (bevorzugt auf einem Windows Terminalserver)

Verwaltung

Inaktive Stammdaten

  1. Stammdaten die aktuell nicht benötigt werden, können in den Stammdaten via Rechtsklick deaktiviert werden.
  2. Inaktive Stammdaten können in den Stammdaten angezeigt werden via: Hacken unten links "Inaktive"

Fotos von Mitarbeitern

Bei der Zeiterfassung oder beim Organigramm helfen Bilder der Mitarbeiter dabei sich um ein vielfaches schneller orientieren zu können als wenn man Text lesen muss.
  • Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Kontextmenü -> Foto ändern
  • Stapelimport: Speichern Sie im Import-Ordner Portrait-Bilder Ihrer Mitarbeiter und benennen Sie diese nach dem Muster:
    [Mitarbeiternummer].jpg (zB: 156.jpg)
  • Achten Sie darauf dass die Bilder möglichst ein einheitliches Seitenverhältnis haben.

* Den Pfad des Import-Ordner finden Sie unter: Extras -> Einstellungen -> Schnittstellen -> Importordner

Feiertage

  1. Bei jedem Mitarbeiter richtige Region hinterlegen.
  2. Stammdaten -> Feiertage -> Kontextmenü -> Feiertage importieren
  3. Feiertage bei allen Mitarbeitern hinterlegen

ID ändern

Stammdaten -> Eintrag auswählen -> Kontextmenü -> 'ID ändern'

Innerhalb einer Stammdatenart (Filiale/Abteilung/Mitarbeiter...) hat jeder Eintrag eine eindeutige Nummer als ID. Normalerweise sollte diese ID nicht geändert werden. Wenn Mitarbeiter austreten und neue eintreten, sparen Sie Zeit und potentielle Unklarheiten, indem neue Mitarbeiter neue Personalnummern bekommen. Wenn Sie dennoch eine ID ändern möchten, sollten Sie darauf achten, die Änderung auch in Systemen vorzunehmen mit denen Pepi Daten austauscht (zB Warenwirtschaft).


Mitarbeiter Eintritt

  1. Mitarbeiter anlegen
    • Resturlaub: Kann auf 0 belassen werden. Nach der Anlage der Arbeitsvereinbarung wird eine Urlaubs-Korrektur vorgeschlagen, die bei Bedarf angepasst werden kann.
  2. Arbeitsvereinbarung anlegen

Mitarbeiter Austritt

Tipp: Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Kontextmenü -> Austrittassistent

Manuell:

  1. Resturlaub neu berechnen: Stammdaten -> Mitarbeiter -> Kontextmenü -> "Urlaub-Bis Datum" -> auf Austrittsdatum setzen.
  2. Arbeitsvereinbarung ab Stichtag löschen (Neuen Eintrag ab Tag nach Austrittsdatum: Alle Werte auf 0 setzten)

  3. Organisatorisch: Plusstunden und Urlaub des Mitarbeiters bis Austrittsdatum nach Möglichkeit aufbrauchen. Resturlaub aufbrauchen und ±Stunden ausgleichen.
  4. Beim letztem Stundenübertrag Überstunden und offene Urlaube begleichen: Offenes Saldo in Korrekturspalte schreiben, sodass der Neue Anspruch jeweils 0 ist.
  5. Mitarbeiter deaktivieren

Mutterschutz

Wochenanzahl bzw. generell die Handhabung ist auf österreichisches Recht ausgerichtet. Alle Angaben zu gesetzlichen Handhabungen ohne Gewähr! Fragen Sie sicherheitshalber immer ihren Lohnverrechner.
  1. "Urlaubsanspruch bis" ändern: Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Kontextmenü -> 'Urlaubsanspruch bis verändern'.
    • In Österreich: zB 8 Wochen nach Geburt, siehe Mutterschutzgesetz § 3, § 5
    • In Deutschland: Mutterschutzgesetz § 3, § 6
  2. Normalstunden ändern
    1. In Österreich: zB 8 Kalenderwochen vor Geburt bis 8 Kalenderwochen nach Geburt: Normalstundeneintrag mit 0 Wochenstunden aber normalem Urlaubsanspruch
    2. Ab exkl. 8 Kalenderwoche nach Geburt: Kein Normalstundeneintrag mehr (Löschen durch einsetzen von Wert 0 in allen Feldern) - ACHTUNG - Bei Rückfrage: Urlaubanspruch NICHT korrigieren!
  3. Stunden ausgleichen (per Austrittdatum soll Urlaub und Plus-/Minusstunden auf 0 stehen)
  4. Deaktivieren in Stammdaten
  5. Bei Wiedereintritt: wieder aktivieren, neue Normalstunden hinterlegen, "Urlaubsanspruch bis" und "Korrekturdatum" auf einen Tag vor Wiedereinstellung setzen.

Lohnerhöhungen

Mit den jährlichen Kollektivvertragsverhandlungen / Mindestlohnanpassungen müssen die hinterlegten Stundenlöhne aktualisiert werden.
  1. Menüleiste -> Extras -> Stapelbearbeitung -> Arbeitsvereinbarungen überarbeiten
  2. Wählen Sie den 1.1.20XX aus und klicken Sie auf "Aufbereiten"
  3. Setzen Sie die neuen Stundenlöhne ein und erhöhen Sie gegebenenfalls die dafür erforderliche Stundenleistung.
  4. Klicken Sie auf "Speichern"
Siehe auch:
  • Österreich: Kollektivvertragsdatenbank WKO: auf wko.at oder Kollektivvertragsdatenbank GPA: auf gpa-djp.at
  • Deutschland: Mindestlohn: auf bmas.de

Urlaube

  • Wiederkehrende Urlaubsansprüche werden auf Ebene der Arbeitsvereinbarung definiert.
  • Der aktuelle Rest-Urlaubsanspruch steht direkt bei Stammdaten des Mitarbeiters.
Achtung, Pepi rechnet Urlaubskorrekturen immer nur aliquot, die Rechtslage, speziell in Deutschland, ist jedoch komplexer - bitte von Lohnverrechner ausrechnen lassen
Ab 2019 wird bei neuen Pepi-Installationen Urlaub nur mehr in Tagen gerechnet. Anwendern, die Urlaub noch in Stunden rechnen, wird empfohlen auf Tage umzustellen. Die Umstellung erfolgt auf Anfrage mit Unterstützung eines Pepi-Supporters

Krankenstände

  • Krankenstand kann über das Zeitstempelterminal gemeldet werden. Für den Zeitraum werden Tageseinteilungen hinterlegt. Standardmäßig: schwarze Farbe; keine Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden beibehalten. Krankmeldungen können über Stammdaten - Abonnements per Mail abonniert werden.
  • Tatsächlicher Krankenstand wird von Pep-Planer eingetragen sobald dieser genaueres weiß. Standardmäßig: rote Farbe; Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden überschrieben; Status muss bestätigt werden.
  • Sobald Krankmeldung eintrifft wird Krankenstand bestätigt (In Österreich teilweise automatisch möglich via Elda)

Geburtstage

Erfassung: Der Geburtstag eines Mitarbeiters wird bei den Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt.

Drucken eines Geburtstagskalenders: Menüleiste - Extras - Druck - Geburtstagskalender

Hinweis: Die Hintergrundfarbe gibt jeweils Auskunft darüber in welcher Filiale der Mitarbeiter arbeitet.

Berücksichtigung bei Einsatzplanung: Bei der Einsatzplanung wird der Planer auf den Geburtstag hingewiesen (rotes Rufzeichen mit Hinweistext scheint neben Mitarbeiter auf)


Stundenübertrag

Menüleiste -> Verwaltung -> Stundenübertrag
  1. Mitarbeiter auswählen
  2. Datum auswählen (normal Monatsletzter)
  3. Plausibilität prüfen
  4. Laden
  5. Korrekturen je Mitarbeiter erfassen (Abgleich mit Lohnverrechnung und nachträgliche Korrekturen für abgeschlossene Vormonate)
  6. Einspielen (Es öffnet sich mehrmals Druckerdialog und Teilerfolgsmeldungen)
  7. Fertig
  8. Im Anschluss können ausgetretene und fertig abgeschlossene Mitarbeiter deaktiviert werden.

Einsatz-Planung

Zauberstab

In der Tagesplanung:

  • Einzelne Abteilung auswählen
  • Einzelnen Tag, eine Woche oder mehrere Wochen (Montag - Sonntag) auswählen
  • Planen
  • In Toolleiste neben Zauberstab auf kleinen Pfeil klicken, dann auf "Minimalbesetzung neu übernehmen"

Pausenplanung

  • Pausen werden grundsätzlich nur indirekt eingegeben - sie ergeben sich aus den Lücken zwischen den Einteilungen.
  • Zur Kontrolle, dass Pausen in gewissen Zeitabständen gemacht werden, wird in den Stammdaten beim Beschäftigungstyp festgelegt, nach wie vielen Stunden spätestens eine Pause vorzusehen ist.
  • Wird bei der Einteilung ein Mitarbeiter zu lange ohne Pause eingeteilt, so wird man dazu aufgefordert eine Pause einzuplanen (muss aber nicht).

Jahres-Planung

Umsatzplanung

  • Spätestens im Dezember sollte ein Umsatzplan für das kommende Jahr erstellt werden.
  • Ein schlechter Plan (oder einfach den alten zu übernehmen) ist besser als keinen zu haben - er kann nachträglich verbessert werden.
  1. Feiertage importieren (damit diese bei der Planung mit 0 € Tagesumsatz berücksichtigt werden)
  2. Menüleiste - Planung - Jahresplanung